El sistema para que tu gimnasio opere solo, de día y de noche

Puerta y control de acceso

Un servicio en la computadora del gimnasio decide en menos de un segundo si una persona entra, abre el torniquete o la chapa con un relevador USB y deja registro de cada intento.

• Entrada con huella digital (lectores DigitalPersona), con dos huellas por socio.
• Entrada con código de puerta en un teclado en pantalla: para invitados, para quien pagó desde la app o cuando falla la huella. Tras 5 códigos equivocados el teclado se pausa.
• Acceso manual desde recepción, buscando al socio, que también queda registrado.
• Revisa en cada entrada: membresía vigente o visitas disponibles, socio dado de baja, pago en aclaración, pase provisional sin pagar, veto por el reglamento y una pausa entre entradas para que la misma huella no deje pasar a dos personas seguidas.
• Membresías por visitas: una visita dura las horas que configura el dueño (24 de fábrica) y dentro de ese tiempo se entra las veces que haga falta sin gastar otra.
• Pantalla de la puerta con el resultado en verde, amarillo o rojo y el motivo en palabras simples. Si al socio le falta completar su ficha, se lo recuerda al entrar.
• Si la base de datos no responde, la puerta lo dice en pantalla en lugar de dejar pasar o bloquear a ciegas.
• Historial completo de accesos concedidos y negados, con motivo, método y hora. No se puede borrar desde el sistema.

Socios y membresías

Una ficha por socio con todo lo que el negocio necesita, y una regla clara: sin ficha completa no se vende membresía.

• Ficha obligatoria: nombre, teléfono, correo, fecha de nacimiento, sexo, colonia, código postal, municipio y foto. Objetivo, ocupación, estatura y peso son opcionales.
• Foto con la cámara de la computadora o subida desde un archivo. El socio también puede tomársela desde su app; si ya tenía una, recepción aprueba la nueva comparándolas.
• Catálogo de membresías por fecha (semana, mes, trimestre, año) o por visitas, con su horario, visitas de cortesía y la opción de acceso en todas las sucursales.
• Precio programado: un plan cambia de precio solo, el día que se indica.
• Renovación en un solo paso: membresía, instructor, locker e inscripción, con ticket impreso o enviado. El precio se toma del catálogo y no lo puede cambiar quien cobra.
• Visitas de cortesía: cada socio trae invitados según su plan y queda registro de cada uno.
• Pases de visita con código para quien no es socio.
• Lockers con vigencia, asignación y cobro.
• Lista "Datos por completar" para ir terminando las fichas que llegaron incompletas del sistema anterior.
• Archivo muerto: los socios se archivan y se restauran sin perder su historial.

Cobro sin personal, las 24 horas

El socio paga por transferencia desde su teléfono a cualquier hora y entra sin que nadie esté en recepción.

• La app genera una referencia y un importe exacto, con centavos que identifican el pago.
• El sistema lee el correo de aviso del banco, comprueba que de verdad venga del banco (firmas DKIM y DMARC) y concilia por referencia y por centavos.
• Con el pago reconocido, activa la membresía y le da al socio su código de puerta, en su app y por correo.
• Un pago que no cuadra se va a revisión; nunca se aplica dos veces el mismo depósito.
• Pase provisional: si el aviso del banco tarda, el socio entra dejando su foto, la de su INE y la clave de rastreo. Si el depósito no llega en el plazo, queda bloqueado hasta pagar.
• Pagos con tarjeta en aclaración: el socio queda sin entrada hasta que se resuelva.
• Cambiar la cuenta (CLABE) que recibe los depósitos requiere la autorización del dueño; si nadie autoriza en 24 horas, el cambio se descarta y se avisa a todos los destinos.
• Confirmación manual de transferencias para quien paga en mostrador.

App del socio

Aplicación Android propia del gimnasio. Funciona con datos móviles a través de una dirección https, y dentro del gimnasio también por la red local.

• Entrada con su teléfono o correo y un PIN. La primera vez se confirma con un código y la cuenta queda atada a ese teléfono.
• Su membresía, días restantes, visitas usadas, historial de visitas y estado de cuenta con sus pagos.
• Pagar y renovar desde el teléfono, y sus códigos de puerta guardados para usarlos sin señal.
• Pase provisional con fotos tomadas con la cámara.
• Rutinas por nivel y objetivo, con animaciones y videos de los ejercicios que sube el gimnasio. Se descargan una vez y funcionan sin conexión.
• "Mi ficha": completa sus datos y su foto.
• "Invita a un amigo" con su código personal para compartir.
• Cuestionario de satisfacción de unos 4 minutos.
• Reglamento del horario sin personal, y aviso si tiene una amonestación.
• "¿Algo no funciona?": escribe a soporte y ve la respuesta en la misma app.

App del dueño

Una segunda aplicación para ver el gimnasio desde fuera. Pide el segundo factor cuando se usa fuera de la red del gimnasio.

• Cómo está el sistema: base de datos, puerta, respaldos y lo que encontró el vigilante.
• Entradas y ventas del día, pases provisionales y quién está sin entrada por un pago.
• Fotos de los pases provisionales, con registro de quién las vio.

Caja, ventas e inventario

• Venta directa de productos y servicios en efectivo (con cálculo del cambio), tarjeta o transferencia.
• Turnos de caja por persona, con corte parcial y corte final desglosado por categoría. Cada venta queda a nombre de quien la hizo.
• Inventario con categorías, existencias, reabastecimiento con fecha e historial por producto, exportable.
• Gastos del negocio: renta, luz, personal, proveedores.
• Tickets térmicos con los datos del negocio, imprimibles y reimprimibles, o enviados por correo o WhatsApp.
• Conceptos de cobro configurables.

Retención y crecimiento

Herramientas para que el socio renueve, regrese y traiga a otros, y para medir qué funciona.

Seguimiento

• Cola diaria de membresías vencidas y cumpleaños, con mensajes ya redactados en varios tonos. Recepción decide a quién y cuándo, o se activa el envío automático.

Invita a un amigo y cupones

• Cada socio tiene su código. Su amigo no paga inscripción y recibe una invitación; quien invita gana un descuento en su siguiente mensualidad y una invitación de regalo. Los porcentajes y las invitaciones los fija el dueño.
• Cupones de promotor y de campaña, con descuento, inscripción sin costo, usos máximos y vencimiento.
• Reporte de quién trae clientes y cuánto han pagado esos socios desde que entraron: la base para pagar comisiones.
• Los descuentos se calculan al cobrar y no se suman entre sí.

Cuestionario de satisfacción

• Mide satisfacción con el servicio, motivación para entrenar, pertenencia, avance percibido, intención de seguir y recomendación (NPS), además de objetivos, lo que impide venir más y comentarios.
• Incluye una pregunta de control para descartar respuestas contestadas sin leer.
• Las respuestas se guardan cifradas: el personal del gimnasio no las puede leer. Las analiza el responsable del sistema, que entrega el informe con los segmentos y los socios en riesgo de irse.

Prospección

• Página pública con las membresías y precios para quien todavía no es socio.

Analítica e informes

• Tablero en vivo: aforo, entradas y accesos negados del día, con detalle de quién entró y a qué hora.
• Entradas por hora en gráfica, navegable a cualquier día anterior.
• Comportamiento por periodo: hoy, semana, mes, semestre, año o rango libre.
• Demografía por edad y sexo, mezcla de membresías vigentes y socios con membresía que dejaron de venir.
• Exportación a Excel con tablas y gráficas editables.
• Reportes de ventas con filtros.
• Colonia y código postal de cada socio, para saber de dónde viene la clientela.

Reglamento y vigilancia

Sin personal de noche, las reglas se hacen cumplir con el sistema y las cámaras.

• Reglamento del horario sin personal, editable, que el socio lee en su app.
• Sanciones en escalones: la primera falta cancela la membresía y amonesta; la reincidencia veta y aplica la multa que fija el dueño; el robo veta a la primera.
• Cada sanción queda con la regla, lo que pasó y la evidencia del video. Solo el dueño la levanta, y la membresía regresa a como estaba si fue un error.
• La puerta no deja entrar a un vetado, y la app no le deja pagar ni renovar.
• Vigilante de mañas: revisa cada minuto códigos probados al azar, bloqueados que intentan entrar, contraseñas probadas en el panel y pases provisionales repetidos desde un mismo teléfono.
• Bitácora de auditoría de todo lo que se hace en el sistema: quién, qué y cuándo. No se puede borrar.

Avisos, campana y soporte

• Avisos al dueño por correo y WhatsApp: cobros, pagos en revisión, cambios de cuenta, accesos con la cuenta principal y un resumen diario. Cada aviso se configura como inmediato, en el resumen o apagado.
• Campana en todas las pantallas, separada en urgentes, reportes, avisos y notas. Cada notificación abre su detalle y lleva a la pantalla donde se atiende.
• Cada urgencia dice qué hacer, paso por paso. Lo urgente no desaparece al leerlo, sino al resolverse; si en 15 minutos nadie lo atiende, se le avisa al dueño.
• Soporte: cualquiera del personal, o el socio desde su app, escribe una falla y le llega a soporte en ese momento. La conversación queda guardada hasta cerrarse.
• Notas y alertas internas para todo el equipo, una persona o un perfil, con fecha programada.

Personal y permisos

• Perfiles con permisos por acción (ver dinero, eliminar, configurar, administrar personal y más), sin tocar código.
• Personal con su foto, puesto y datos de contacto.
• Contraseñas cifradas, bloqueo por intentos fallidos y cambio obligatorio la primera vez.
• Segundo factor (código de app autenticadora) para las cuentas con más permisos.
• La sesión de la cuenta principal y del administrador se cierra sola tras 5 minutos sin uso.
• Cambio de usuario sin cerrar el turno de caja.

Operación sin personal

Lo necesario para que un apagón, una falla o un disco lleno no dejen al gimnasio sin puerta.

• Vigilante del equipo: cada minuto revisa la base de datos, el panel y la puerta, y levanta lo que se cayó.
• Arranque automático al encender la computadora, sin que nadie inicie sesión.
• Respaldos automáticos comprimidos, con horario configurable, copia a otra carpeta o a otro equipo y verificación de que se puedan restaurar.
• Restauración desde el panel con confirmación explícita.
• Verificador del sistema en lenguaje simple (base, licencia, lector, disco, respaldo del día), con botón de reparar cuando aplica.

Varias sucursales

• Socios compartidos entre sucursales, con su huella y su foto, para que entren en cualquiera.
• Intercambio por una carpeta en la nube (Google Drive o OneDrive) con paquetes cifrados: no hace falta un servidor central de datos.
• La visita en curso, los bloqueos y los códigos viajan entre sucursales.

Instalación, migración y actualizaciones

• Instalador para Windows que trae su propio servidor, o comparte el que ya usa el sistema anterior sin apagarlo.
• Reinstalar sobre una instalación con datos los conserva; el desinstalador respalda antes de borrar.
• Migración asistida desde el sistema anterior: detecta su base, muestra cómo se relacionan sus datos, hace un simulacro antes de escribir y trae socios, ventas, catálogos, fotos e historial de visitas.
• Puesta en marcha guiada: sin los datos del negocio, el sistema no opera.
• Licencia atada al equipo: no funciona copiada a otra computadora ni en máquina virtual, y detecta el reloj movido hacia atrás.
• Central de actualizaciones: cada instalación reporta su estado y recibe actualizaciones firmadas. Se instalan con autorización del dueño o en la madrugada, con respaldo previo y regreso automático si algo falla.
• Revisión de integridad: si alguien modifica los archivos del sistema, queda como alerta de seguridad.

Datos y privacidad

• Los datos se quedan en la computadora del gimnasio. Desde internet solo se alcanzan la app de socios, la app del dueño y la pantalla de pago; el panel nunca.
• Aviso de privacidad que se entrega al capturar los datos, con registro de cada entrega, y atención a solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• Credenciales de correo y WhatsApp, y fotos de identificación, guardadas cifradas.
• Fotos de socios y personal visibles solo con sesión en el panel.
• Consentimiento para el uso de datos biométricos.

En qué es distinto

Comparado con los sistemas extranjeros más usados, que suelen cobrar una mensualidad en dólares, vivir en la nube y estar pensados para reservar clases: